Introduction

La comptabilité est un secteur clé de l'entreprise, des acteurs étatiques et des associations. De nombreux progiciels de gestion intégrés existent, permettant de travailler avec différents systèmes d'information, les autres départements de l'organisation, des partenaires. Mais permettent-ils vraiment aux équipes comptables d'exprimer toute la subtilité du raisonnement comptable et financier ?

Parce que la comptabilité n'est pas seulement l'application de règles et de normes mais aussi un jugement métier éclairé sur la nature des objets utilisés, nous pensons chez Anabasis qu'il est possible d'accompagner les équipes comptables avec de véritables outils d'aide à la décision.

Pour cela, nous nous appuyons sur un recueil fin des règles métier et... sur les technologies du web sémantique. La richesse des ontologies, par leur capacité à exprimer relations et règles, permet de modéliser au plus près des besoins des équipes comptables. En travaillant avec la DGA et d'autres services du ministère des Armées, connus pour leur haut degré d'exigence, Anabasis a développé une suite "Karnyx-décision" spécialement dédiée à la comptabilité.

Comment la suite Karnyx-décision Accounting permet-elle à une équipe comptable de gagner en productivité et en précision ?

Dans les sections suivantes, nous présentons le contexte puis les principales caractéristiques de notre suite logicielle en fonction du cas d'état étudié. Bien sûr, le produit est entièrement personnalisable aux besoins spécifiques de chaque organisation.

La nature comptable - une question de données

Un article arrive devant vous, enfin son identifiant apparaît sur votre écran, et vous avez quelques minutes ou secondes pour déterminer sa nature comptable, passer à d'autres articles et clôturer les comptes avant ce soir. Vous pensez aux repas de fêtes et aux dossiers que vous devrez peut-être emporter avec vous au début des vacances de Noël. Le cauchemar de tout comptable ?

La détermination de la nature comptable est en effet une question complexe. Un identifiant ne suffit pas à classer un article. D'autres données sont nécessaires pour comprendre son essence, son utilisation, sa place au sein de l'organisation : par exemple le prix ou la ré-utilisation d'un objet. Les données proviennent en général de différents systèmes d'information, elles sont souvent incomplètes, parfois contradictoires. Pour les données comme pour beaucoup d'autres choses, les équipes comptables sont en bout de chaîne, ce qui les met face aux problématiques de données de l'organisation elle-même, sans pour autant avoir la capacité de résoudre seules les dysfonctionnements constatés.

À cela s'ajoute la quantité de règles, normes, procédures officielles, issues de l'État, de l'organisation elle-même, de pratiques comptables européennes ou du domaine, changeantes, qu'il faut suivre, intégrer... et gérer quand un article fait ressortir un cas ambigu ou contradictoire.

Comment trancher ?

Pour pallier cela, rien de plus classique que des feuilles Excel adhoc, modifiées à la main au besoin, qui tournent parmi les membres de l'équipe. Mais que faire en cas de changement de poste des principaux.ales intéressé.e.s ? Comment propager les modifications des feuilles ? Comment s'appuyer dessus pour saisir les données dans un SI d'entreprise pas forcément conçu pour cela ?

Toutes ces pratiques compliquent la gestion de la donnée au sein même de l'organisation et ne sont que des palliatifs d'un problème plus profond.

Déterminer la nature comptable

Pour soulager les équipes comptables et ne pas perturber l'organisation, une solution est d'intégrer un outil de décision qui communique avec les systèmes d'information, personnalisé aux besoin des équipes, intégrant procédures et pratiques "Excel".

La suite Karnyx décision comptabilité est cet outil, construit sur mesure, flexible et évolutif.

L'idée est de permettre rapidement aux équipes comptables d'obtenir des résultats automatiques de détermination comptable et de faire le tri entre résultats fiables (en vert), résultats à vérifier (en orange) et résultats comportant des anomalies (en rouge). Autrement dit, entre des résultats sur lesquels les différentes procédures considérées s'accordent et ceux sur lesquels des dissonances plus ou moins fortes émergent.

La méthodologie de l'ingénierie de la connaissance, que nous vous présenterons bientôt dans un article détaillé, est utilisée en amont pour recueillir et formaliser toutes les méthodes de détermination comptable.

Justifier la nature comptable

Les méthodes sont soigneusement documentées, reliées aux pages, fichiers et autres sources d'information que souhaiteraient consulter les équipes comptables en cas de doute sur un article. Les informations connues sur l'article, à partir des différents SI consultables, sont également recensées.

Les méthodes peuvent être de différentes natures : plan comptable, normes nationales, européennes, réglementation interne, mais aussi pratiques recueillies par les ingénieur.e.s de la connaissance et formalisées en accord avec les experts métier.

Quand un article apparaît en anomalie par exemple, les différentes méthodes ayant mené à la détermination comptable proposée, ou l'absence de détermination comptable, sont listées dans l'interface utilisateur.

La précision de la nature comptable déterminée peut dépendre du temps humain d'autres services, par exemple la détermination d'articles en stock enclenche les longues procédures d'inventaire de services logistiques.

L'importance de l'argumentation de la nature comptable est également liée aux contraintes légales de déclaration du patrimoine de l'entreprise ou de justification de l'usage d'argent public.

En somme, pouvoir tracer le pourquoi d'une détermination peut parfois s'avérer plus important que la détermination elle-même.

Conclusion

La suite Karnyx-décision comptabilité qu'Anabasis développe vient en appui aux outils largement présents dans les cabinets comptables : son intégration est aisée.

L'outillage repose sur une méthodologie de recueil du besoin et une modélisation métier.

Il permet de simplifier la tâche de détermination comptable en permettant aux équipes comptables d'identifier rapidement les articles les plus délicats sur lesquels se focaliser et de traiter automatiquement les cas les plus récurrents.

Il permet également de comparer les méthodes utilisées, de tracer les résultats obtenus et de justifier avec précision les décisions prises par les équipes.

Vous souhaitez en savoir plus ? Venez voir la vidéo de présentation d'une interface possible du produit ici :